Lineamientos de Comunicación Interna

1. Objetivo

Los presentes lineamientos establecen los criterios y orientaciones para la comunicación interna en la Asociación de Guías y Scouts de Chile, cuyo propósito es asegurar que la información circule de manera clara, oportuna, ordenada y coherente entre los distintos niveles de la organización, fortaleciendo la coordinación, la toma de decisiones y el trabajo colaborativo.

Este documento forma parte del sistema de comunicaciones institucional y complementa la Estrategia Comunicacional, aplicándose a todos los espacios, canales y formas de comunicación interna.

3. Principios de la comunicación interna

Toda comunicación interna debe regirse por los siguientes principios:

Claridad
La información debe ser comprensible, directa y sin ambigüedades.

‍Oportunidad
La información debe entregarse en el momento adecuado, evitando retrasos innecesarios.

‍Coherencia institucional
Los mensajes deben alinearse con la Estrategia Comunicacional y los lineamientos institucionales.

‍Pertinencia
La información debe ser relevante para quienes la reciben.

‍Responsabilidad
Cada persona es responsable de comunicar adecuadamente en su rol.

Respeto
La comunicación debe mantener un tono adecuado, respetuoso e inclusivo.

4. Alcance de la comunicación interna

La comunicación interna incluye:

• coordinación entre equipos
• transmisión de información institucional
• comunicación entre niveles (nacional, zonal, distrital, grupo)
• comunicación en espacios formales e informales
• uso de canales digitales y presenciales

Importante: Toda comunicación dentro de la Asociación contribuye a su funcionamiento y clima organizacional.

5. Tipos de comunicación interna

Se distinguen los siguientes tipos:

• Comunicación informativa
  Entrega información relevante (fechas, procesos, decisiones).
• Comunicación de coordinación
  Permite organizar acciones y tareas entre equipos.
• Comunicación estratégica
  Relacionada con definiciones institucionales y lineamientos.
• Comunicación operativa
  Asociada a la ejecución diaria de actividades.

Cada tipo debe utilizar el canal y el nivel adecuado.

6. Niveles de comunicación

La comunicación interna debe respetar la estructura organizacional:

• Nivel Nacional
• Nivel Zonal
• Nivel Distrital
• Nivel de Grupo

La información debe fluir de manera ordenada, evitando:

• saltos innecesarios de nivel
• duplicidad de mensajes
• descoordinación entre equipos

7. Uso de canales de comunicación

La comunicación interna debe utilizar los canales adecuados según su propósito.

Se distinguen tres tipos principales:

Canales formales

• correos institucionales
• documentos oficiales
• plataformas institucionales

Se utilizan para:

• información oficial
• definiciones institucionales
• procesos formales

Canales de coordinación

• grupos de trabajo
• plataformas colaborativas
• mensajería institucional

Se utilizan para:

• coordinación de equipos
• seguimiento de tareas
• comunicación operativa

Canales informales

• mensajería directa
• conversaciones espontáneas

Se utilizan para:

• apoyo cotidiano
• comunicación rápida

⚠️ No deben utilizarse para:

• decisiones formales
• información oficial
• comunicaciones institucionales relevantes

8. Criterios para el uso de canales

Antes de comunicar, se debe considerar:

• ¿Qué tipo de información es?
• ¿A quién va dirigida?
• ¿Qué canal corresponde?
• ¿Requiere formalidad o registro?

El uso incorrecto de canales puede generar confusión, desinformación o pérdida de información relevante.

9. Flujo de la información

La comunicación debe seguir un flujo ordenado:

• desde los niveles correspondientes
• hacia los equipos que corresponden
• con claridad en el origen de la información

Se debe evitar:

• reenviar información sin contexto
• modificar mensajes institucionales
• difundir información no validada

10. Responsabilidad en la comunicación

Toda persona que comunica dentro de la Asociación debe:

• verificar la información antes de compartirla
• respetar los canales definidos
• cuidar la claridad del mensaje
• evitar generar confusión
• actuar con criterio institucional

Importante:
Comunicar mal también tiene impacto institucional.

12. Circulares y flujo de revisión

Las circulares institucionales deberán seguir un flujo formal de elaboración, revisión y validación antes de su envío, con el objetivo de asegurar claridad, coherencia institucional, calidad comunicacional y una correcta coordinación entre los distintos niveles de la Asociación. Este apartado complementa los presentes lineamientos y forma parte del sistema de comunicaciones internas de la Asociación.

Criterios para determinar el uso de una circular

El uso de una circular deberá definirse considerando el alcance territorial y programático de la información, el carácter abierto o cerrado de la convocatoria, la necesidad de formalidad o registro, y el nivel institucional responsable. El tamaño o número de participantes de una actividad no será, por sí solo, determinante.

Corresponderá preferentemente emitir una circular cuando la comunicación contenga decisiones, instrucciones, plazos o procesos formales; convoque de manera abierta a personas de más de una zona; o esté dirigida a una o más ramas en un ámbito que exceda a un equipo previamente definido. Cuando una convocatoria abierta corresponda exclusivamente a una zona, distrito o grupo, deberá evaluarse una circular interna de ese nivel antes que una circular nacional. Los canales directos no deben ni podrán utilizarse para eludir la revisión o validación institucional.

Generalmente sí corresponde una circular:

• Convocatoria abierta a varias zonas
  Ej: Campamento para una rama al que pueden postular personas de distintas zonas.
• Invitación abierta a una o más ramas
  Ej: Actividad para Pioneras y Pioneros o Caminantes de distintos territorios, aunque el cupo sea reducido.
• Proceso formal o con plazos
  Ej: Inscripciones, postulaciones, selección, cambios de fecha o de requisitos.
• Decisión o instrucción institucional
  Ej: Cambio de procedimiento, lineamiento o medida obligatoria que debe quedar registrada.
• Actividad de una zona con convocatoria amplia
  Ej: Encuentro zonal abierto a los grupos o ramas de esa zona (circular interna de la zona, no necesariamente nacional).

Generalmente no es necesaria una circular:

• Coordinación de un equipo específico
  Ej: Reunión de una comisión o distribución de tareas dentro de un mismo equipo.
• Información para participantes ya inscritos
  Ej: Indicaciones logísticas para asistentes a una actividad ya confirmada.
• Comunicación a una red cerrada
  Ej: Mensaje operativo para la Red de Pioneras y Pioneros, por su canal propio.
• Información de un territorio acotado
  Ej: Cambio de lugar de una reunión distrital dirigido solo a sus participantes.
• Apoyo cotidiano o recordatorio
  Ej: Confirmación de horario o solicitud de un antecedente pendiente.

Si hay duda: consulta al nivel responsable o a la Coordinación Nacional de Comunicaciones antes de difundir. Una comunicación directa puede ser formal sin necesidad de transformarse en circular.

Flujo de elaboración y validación

Toda circular deberá iniciar su proceso dentro del equipo o área responsable de la información. El equipo correspondiente será responsable de:

• redactar el contenido inicial
• recopilar toda la información necesaria
• validar previamente el contenido con la dirección o responsable del área correspondiente
• asegurar que la información sea clara, pertinente y esté actualizada

Una vez realizada esta validación interna, la circular deberá ser enviada al Comité Ejecutivo Nacional (CEN) para su revisión final, observaciones y sugerencias si corresponde.

Plazos de envío y revisión

Las circulares deberán ser enviadas al Comité Ejecutivo Nacional con un plazo mínimo de 48 horas antes de la fecha estimada para su distribución oficial.

Actualmente, los días preferentes definidos para el envío de circulares corresponden a los jueves. No obstante, en el caso de eventos, campamentos, programas u otras actividades específicas, podrán establecerse días de envío distintos de acuerdo con sus necesidades operativas, previa coordinación.

Se recomienda evitar solicitudes fuera de plazo, ya que esto puede afectar los tiempos de revisión, validación y calidad final de las comunicaciones institucionales.

Solicitudes de redacción

Cuando una circular requiera apoyo de redacción, adaptación comunicacional por parte del Área de Comunicaciones Nacional, dicha solicitud deberá realizarse con al menos 72 horas de anticipación, incluyendo toda la información necesaria para la correcta elaboración del contenido.

La solicitud deberá considerar, al menos:

• objetivo de la circular
• público al que va dirigida
• fechas relevantes
• enlaces o documentos asociados
• responsables del proceso
• información técnica u operativa necesaria
• plazos de publicación esperados

La falta de información o solicitudes fuera de plazo puede dificultar una adecuada elaboración y revisión comunicacional.

Formatos y herramientas de trabajo

Se deberá priorizar el uso de los formatos institucionales oficiales para circulares, incluyendo tipografías, estructuras y elementos gráficos definidos por la Asociación.

Asimismo, se recomienda el uso de herramientas colaborativas como Google Drive y Google Docs, permitiendo revisiones en línea, comentarios, trazabilidad de cambios y una coordinación más eficiente entre equipos y niveles institucionales.

Se deberá procurar el uso de la tipografía institucional oficial en todos los documentos formales, salvo situaciones técnicas excepcionales.

Redacción y lenguaje

Toda circular deberá mantener una redacción clara, ordenada y coherente con la Estrategia Comunicacional y los lineamientos institucionales.

Además, deberá respetar:

• el lenguaje neutro institucional
• criterios de claridad y comprensión
• coherencia en fechas, cargos y nombres
• correcta ortografía y redacción
• tono institucional adecuado

Responsabilidad y firmas

Toda circular deberá contar con al menos una persona responsable identificable, quien actuará como representante y firmante del documento.

No se enviarán circulares firmadas únicamente a nombre de equipos, comisiones o áreas sin una persona responsable claramente identificada.

La persona firmante deberá corresponder al nivel o rol relacionado con el contenido de la circular y asumir la responsabilidad de la información entregada.

13. Relación con la comunicación externa

La comunicación interna es la base de la comunicación externa.

Una comunicación interna desordenada puede generar:

• mensajes contradictorios
• errores en vocerías
• publicaciones incorrectas
• confusión institucional

Por ello, toda información que pueda tener impacto externo debe ser tratada con especial cuidado.

14. Manejo de información sensible

En caso de información sensible:

• no difundir sin validación
• no compartir fuera de los canales definidos
• respetar la confidencialidad
• derivar al nivel correspondiente

En situaciones críticas, se debe actuar conforme al Manual de Manejo de Crisis.

15. Errores comunes a evitar

• comunicar por canales incorrectos
• difundir información incompleta
• reenviar mensajes sin contexto
• generar cadenas de información poco claras
• mezclar espacios formales e informales
• no respetar niveles de comunicación

16. Checklist de comunicación interna

Antes de comunicar, verificar:

• ¿La información es clara?
• ¿Es relevante para quienes la reciben?
• ¿Estoy usando el canal correcto?
• ¿Está validada la información?
• ¿Puede generar confusión?

17. Datos de contacto y protección de datos personales

Los correos, teléfonos y listados de participantes que un equipo recibe para organizar una actividad o proceso son datos confiados a la Asociación para un propósito determinado: no pertenecen al equipo ni a la persona que obtuvo acceso a ellos. Tener acceso a esa información no autoriza a copiarla, almacenarla en una base propia ni utilizarla para un envío distinto de aquel para el que fue reunida.

No se debe

• Copiar correos desde un formulario o sistema institucional y guardarlos en una planilla o cuenta personal.
• Reutilizar los contactos reunidos para una actividad en invitaciones o campañas diferentes.
• Enviar un correo masivo mostrando todas las direcciones en los campos Para o CC.
• Enviar una convocatoria directamente para evitar la revisión institucional por falta de tiempo.
• Compartir listados por cuentas personales, grupos abiertos o enlaces sin restricción de acceso.

Forma correcta de hacerlo

• Usar únicamente la lista o el sistema institucional autorizado para ese proceso.
• Definir el público y solicitar validación antes de realizar el envío.
• Enviar desde cuentas institucionales, usando copia oculta (CCO) o plataformas que oculten los datos de las demás personas.
• Mantener los datos solo durante el tiempo necesario y limitar el acceso al equipo autorizado.
• Si el plazo no permite cumplir el flujo, coordinar con el nivel responsable en vez de crear un canal paralelo.
• Reforzar el cuidado cuando se trata de datos de niñas, niños y adolescentes: evitar difundir su información de contacto por canales abiertos.

Marco legal

La Ley N.º 21.719, que modifica la Ley N.º 19.628 sobre protección de la vida privada, entra en vigencia el 1 de diciembre de 2026. El uso de datos de contacto debe limitarse a lo necesario para el propósito informado y realizarse por canales institucionales seguros. Este lineamiento es operativo y debe complementarse con los protocolos institucionales y la normativa aplicable.